Ce week-end dernier, je m’occupais de la communication web en live de l’association « Les Compagnons de ThotHestia » pour leur événement « le Salon de l’habitat sain et du bien-être » qui avait lieu à Cusset. J’avais déjà suivi des événements (pour des concerts), mais c’était du ponctuel et maximum pour une durée de 3h. Là, il s’agissait de 3 jours où il fallait que je communique un maximum sur ce qui était en train de se passer. Alors, comment m’y suis-je prise ? Comment s’est-elle déroulée ? Je vais vous donner quelques conseils !
Avoir une bonne organisation
Pour être prêt le jour J, il vous faut vous préparer un planning (en gros) de ce que vous compter photographier, filmer, faire en live. Préparez votre matériel (appareil photo, ordinateur, accessoires) et que tous soient bien chargés. Etre habillée en conséquence et porter des chaussures confortables (car on marche beaucoup).
Il faut aussi vous mettre en condition, c’est à dire, vous dire que pendant la durée de l’événement, il faudra ne vous consacrer qu’à ça, que ce soit dans la journée ou le soir quand vous rentrez chez vous, rester concentrer sur ce que vous avez à faire, réfléchir aux meilleures publications, aux meilleures partages. Avant le dernier jour, pensez à prévoir le jour de la photo de remerciement (très importante !!!). Pour le salon, nous l’avons faite le samedi, vers 17h15, le jour où nous avions le plus de bénévoles présents.
Il vous faut aussi trouver un coin pour vous poser, mettre l’ordinateur (avec prise) et pouvoir travailler sur place. J’ai travaillé toutes les photos pendant le salon, ce qui me permettait de pouvoir les mettre quasiment en direct. J’étais à l’accueil et ça m’a permis de me rendre compte du nombre de visiteurs, et d’être au cœur de l’événement.
Et bien sûr, avoir une connexion internet. Quelques fois, il est possible d »avoir celle du salon, là, je n’en avais pas, je me suis donc servie de mon modem de téléphone, un peu galère pour télécharger une vidéo sur Facebook mais très bien pour le reste.
Pendant l’événement
Pendant l’événement, et dès le premier jour, rencontrez tous les intervenants, c’est à dire les exposants et/ou conférenciers, animateurs, les bénévoles, les personnes de la sécurité pour vous présenter et qu’ils ne soient pas étonnés que vous les filmiez ou preniez en photo. Pour le salon, j’ai eu la chance d’avoir accès à l’étage pour prendre des photos en hauteur, c’est bien de pouvoir présenter la préparation de la salle afin d’attirer les visiteurs. Pendant le salon, n’hésitez pas à faire des photos d’ambiance, c’est à dire des photos avec les visiteurs, les spectateurs des conférences et participants aux ateliers mais aussi des lives.
Travaillez vos photos au fur et à mesure pour ne pas être débordé. Publiez sur les réseaux sociaux de l’événement des posts engageants,, qui donne envie de venir le découvrir, partagez les le plus possible, sur Facebook, n’hésitez pas à publier dans l’événement et pas seulement sur la page. Une petite rétrospective en fin de journée est la bienvenue.
Après l’événement
L’événement fini, ce n’est pas terminé pour vous. Il vous faut publier la photo de remerciement (plutôt fun et joyeuse) pour remercier tous les participants et les visiteurs, en fin de journée. Ensuite, la semaine qui suit l’événement est aussi très importante. Vous pourrez revenir sur des moments forts (vidéo ou diaporama), mettre l’accent sur certains exposants et/ou conférenciers, etc.
Et bien sûr, n’oubliez pas de rédiger un article qui fait le bilan de l’événement (nombres des visiteurs, nombre de participants aux conférences, ateliers), racontez en mot et en image le déroulé de l’événement et finalisé en remerciant tous les participants.
Conclusion
Gérer la communication pendant un événement demande de l’organisation, de l’imagination, de la réactivité et une bonne forme physique. Mais, finalement, ce n’est pas si compliqué.
Retrouver mon live sur ma page Facebook !